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怎么样把一份合同签好

时间:2017-11-28 00:55:08

  如何签好一份合同呢?可能大多数人的直接反应是这个不是很简单吗,合同方分别签字就可以了。
  其实结合实际工作生活中的合同签约、合同履行和争议纠纷解决过程中遇到的问题,签好一份合同并不容易,哪怕是签约的过程中也有很多细节需要注意。本文讨论的“签约”并不包含前期的合同审查环节,仅就签约过程中需要注意的细节进行讨论。
  延伸阅读 :《合同管理各环节注意事项整理》
  一、签约准备工作
  准备合同清洁文本。对于业务经办人员来说,首先要拿到律师或公司法务提供的合同清洁文本,哪怕已经经过律师和法务的起草、审核,在签约前经办人员仍需要从头到尾的阅读合同文件。
  目的有三:
  1、知晓所要签订的内容,熟悉本方、合同对方或他方的权利义务,知道本方在未来合同履约过程中需要做什么、达到什么标准、实现什么目的。简单来说都和业务人员及其他业务协作人员干系很大,就是要做什么、怎么做、做到什么程度、做完了会取得什么结果。
  2、知道合同什么时候成立、什么时候生效,合同成立和生效的要求有哪些。
  3、再次检查确认一遍合同没有错别字、漏行、串行、语句文法等错误。
  二、签约过程的合同主体确认
  这部分工作可能是很多合同经办人员常常忽略的,因为很多人的习惯性认识都是:业务沟通、合同谈判我都参加了,难道不清楚签约的他方主体是谁吗?
  但这实际上是个误区,忽略了合同签署上一个重要环节,那就是合同主体的核实确认,即张三是否就是张三的问题,有时候我们可能认识的张三实际上是李四,或者我们一直认识的张三就是张三,但他提供了一个仍叫做张三但身份证号码属于另一主体的身份。
  因此实际工作生活中存在这些风险就有必要关注以下工作:
  (一)对方是企业的有必要核实企业营业证照原件,在签约前及时核实企业工商登记状态,有无经营异常,是否被吊销营业执照,是否已经注销,有无被行政处罚、涉诉执行等事项,以及股权质押、正在进行的破产保护重整、清算状态等信息,判断合同对方的资质,以及排除可能影响其正常履约的负面信息。
  (二)企业的法定代表人涉诉、被执行信息查询,排除主要股东、董监高经营性风险;
  (三)核实签约签字人员的身份真实性;
  1、签字人是法定代表人的查看身份证真实性,比如1、2、3、4、5、8等数字字符和传统印刷体的差异,比如身份证的1在字体最下面缺少一横,2并非直接斜弧连接至下面的一横,而是在斜弧下略竖直连接至下横线,3、8两个字符的上半圈略小于下半圈,4的竖线上端和左侧斜线上端并不连接,5的左侧开口是敞口状,下端并不像传统5弧度向上回收。
  另外注意居民身份证五个字中“居”字的一横并不像右特别突出,“民”字的勾像右侧明显突出,与“民”字上半部分并不等齐。
  以上都是身份证在字体上的特殊性。
  另外身份证正反面采取了不同色域的渐进过渡,在光线照射下在姓名性别出生处显示长城图像暗纹,在照片下显示“中国CHINA”暗纹。
  2、即使有先入为主的认识觉得签字人就是签字人,也建议查看身份证主要询问其几个关键性信息,比如试探性的问身份证后四位关注签约人响应时间,故意试探性报错其属相,比如您是属龙的啊,如果对方还确认,都需要注意身份的真实性风险,包括可能存在两个身份证的风险问题。
  3、签字人非法定代表人的,需要核查企业出具的法人授权委托,即签字人是否为有权签字人。授权形式可以是法人授权委托书,也可以是在股东会或董事会决议中明确具有签字权的决定,或是企业有对外明确公开的授权性公告。
  (四)签约主体对方为自然人的,参照企业法定代表人的涉诉、被执行、身份真实性核查的要求进行签约前复核。
  三、合同签约信息的复核
  (一)签约主体名称是否与目标主体正式名称、证件号码、住所地、联系方式、营业场所一致,特别是在名称、证件号码上必须完全一致,不能出现错别字、曾用名、缺漏字母数字等情况。
  (二)合同主要条款是否完整
  特别是以资金、实物、权利或数字化资产交易为内容的合同,一定要具备合同标的、合同价款、交付方式、权属、支付方式、争议及纠纷解决等核心条款是否完备,其他条款可以以事前与律师和法务确认为准。避免签约时出现未发现的合同漏项或打印缺失。
  (三)涉及付款的关注金额数字
  原则上金额数字等应当机打印刷,特别情况下应汉字大写与阿拉伯数字结合,原则上以汉字大写为准。
  手写填写的应在汉字前写上例如人民币壹百万圆整,或币种为人民币或美元,采取“大写:壹佰万圆整”;手写阿拉伯数字的前可以加注特定货币的符号,比如¥ 、$,也可以使用货币代号例如:CNY(RMB)、JPY等,数字写完后向右斜横画短线,避免被人前后增加数字篡改合同金额。
  如机打金额错误的,应当将原有记载涂画后按照原汉字或数字格式更改,并各方均盖章、印模按捺勘误,或销毁错误记载的合同重新打印签署。
  (四)付款、交付信息完整准确
  1、付款信息,务必确保账户名称、开户行、账号完整、准确,否则会存在付款错误,或因为合同预留账户错误后变更账户,对方否认交易等风险发生。
  2、标的物的交付,要明确交付时间或者期限、地点、交付的内容、数量、单据、凭证,涉及权属登记变更的,确认权属变更的要求和标准。应当复核是否与合同目的和谈判确定的要求一致,务必切记后期履约应依次落实。
  3、查看合同有无违约金、逾期罚金、滞纳金、罚息等违约性惩罚、补偿性项目约定。
  如出现以上约定,务必和财务、律师/法务联系有无超出公司财务规定,或是否过高存在法律风险,必要应按照决策权限与管理层确认。
  (五)商务与技术性条款的确认
  以业务部门和技术部门前期合同确认为准,复核约定未发生更改,描述符合原有内容要求为目的。
  (六)合同的送达
  这一部分在以前的合同中并非必要性条款,在金融机构的合同中都比较规范,有严格要求填写送达内容:
  比如合同主体的名称、住所地、联系人、电话、电子邮箱等信息,以便于合同履行过程中相关文书、变更信息的传递,包括发生争议、诉讼时,法律文书、司法文书的送达。
  以前法院在对待法律文书、传票、诉讼文书的送达,绝大多数采取比较保守的态度对待无法送达、拒绝接受送达文书等问题,即最终采取公告送达方式,影响了诉讼时效也存在法官现场送达浪费公帑、增加成本等问题。但2017年《最高人民法院关于进一步加强民事送达工作的若干意见》第八条规定:
  当事人拒绝确认送达地址或以拒绝应诉、拒接电话、避而不见送达人员、搬离原住所等躲避、规避送达,人民法院不能或无法要求其确认送达地址的,可以分别以下列情形处理:
  (一)当事人在诉讼所涉及的合同、往来函件中对送达地址有明确约定的,以约定的地址为送达地址;
  (二)没有约定的,以当事人在诉讼中提交的书面材料中载明的自己的地址为送达地址;
  (三)没有约定、当事人也未提交书面材料或者书面材料中未载明地址的,以一年内进行其他诉讼、仲裁案件中提供的地址为送达地址;
  (四)无以上情形的,以当事人一年内进行民事活动时经常使用的地址为送达地址。
  人民法院按照上述地址进行送达的,可以同时以电话、微信等方式通知受送达人。
  所以,在办理合同签约过程中一定要对送达条款中的信息进行确认,确保名称、住所地、经营场所、居住地、联系人与联系电话是一致的,以便于后期正常信息送达,降低可能的诉讼仲裁成本。
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  (七)合同的纠纷解决方式、合同份数等。
  这些需要切记尽量以选择在己方所在地为诉讼管辖地,如果合同文本中不是,需要询问律师或法务是否谈判约定;合同的份数尽量每方留存双数以上,避免出现单份容易丢失、损毁等风险,需要备案的一定要主动询问备案机关预留备案所需要的合同份数。
  四、签字、签章及面签要求
  (一)合同尽量要求具备合同页脚页码,保持多页合同的连续性,并务必加盖骑缝章确认,避免合同被抽页、更换和篡改。
  (二)关注印鉴、印模,现有的正式公章一般均具有印章编码,可以与以往往来盖章文件比对印章是否准确,印章的防伪编码一般都在本省级公安部门有印章备案。
  原则上重大的合同应当使用正式公章签约,个别标的额较小且属于合同当事方经常性发生的主营业务合同目的,可以使用合同专用章签约,但绝不能在正式合同加盖企业部门章、内部用章、财务章、开票专用章等印鉴。合同印鉴的名称一定与合同主体名称一致,不一致的可以直接否决合同签约当事方的身份真实性。
  真公章一般使用宋体字,有采用不规范字体的公章应多注意核实;真公章一般为圆形或规范的椭圆形,印章形状怪异的应注意核实;法人章一般是规范的宋体或楷体,采取艺术字体或者变异字体的应注意核实;采取防卫章的,一般印章外圈加盖后有若干个斜纹断接处,外圈印线并不完整连续连接,应注意关注核实。
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  (三)签字的清楚规范
  签字人的签字务必清楚可以辨识,除非有经常性的真实性往来合同可以证实,否则建议签字以正式、可辨识的书写方式书写。
  合同主体为自然人的,原则上应按捺指纹确认。
  (四)合同原则上要求面签,特殊情况下无法面签的应采取视频面签或拍照面签补强。
  视频面签的应当询问相应问题,并查看比对签字人及手持证件核对信息和身份一致,保持签字过程的连续性,录取签字手写过程并可清楚看清字体内容,并签字完手持合同面对摄像头。
  拍照面签应手持证照拍照,证照有正反面的清晰拍摄手持正反面拍照,签字人持有授权文书的,应清楚拍摄手持授权文书及内容,授权文书随合同一起返回,签字过程应可见签字人面部并持签署状态,并拍照持笔签字瞬间,可清晰看见在签字体与合同内容,签字完成后手持身份证与合同拍照。
  以上是合同签约过程中一般应当予以重视的常见问题,以便保证签约主体、签约过程的真实性,并规避合同签约风险,既是企业日常合同风险防范的必要过程,也是合同经办人员尽职免责的必要事项。其他合同签约过程中应注意的问题,也可以结合合同法等相关法律法规、司法实践和合同管理经验根据实际情况进行完善。